毎週の会社の会議の議題を作成する方法

ビジネスを成功させるには、計画、対人協力、説明責任、集中力が必要です。問題のある分野やアイデアに取り組み、会社の長期的な目標を整然と再確認することで、より生産的なビジネス環境を育むことができます。毎週の会社の会議は、適切に実行されると、進行中のイニシアチブを再検討する手段を提供しながら、前向きで目標指向の変化を刺激する効果的なツールになります。議題の作成は、各企業の会議での議論の方向性とトピックを最終的に定義する重要なプロセスです。

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ワードプロセッシングプログラムを使用して、「議事録」ドキュメントテンプレートを作成または取得します。議事録文書には、会議に出席した人、会議の日付、議論されたトピック、解決された問題、およびさらに検討が必要な問題を含める必要があります。チームメンバーが各会議を文書化することで、古いまたは以前に解決されたビジネスに対処するために浪費される時間を削減しながら、将来の会議の議題を策定するのに役立ちます。

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最初の毎週の会議で対処する必要がある新しいビジネスの注文を書き留めます。各部門から必要なトピック情報を収集します。関連情報には、たとえば、進捗レポートやワークフロードキュメントを含めることができます。

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会議の長さ、参加者、差し迫ったトピックを決定します。各トピックについて話し合うのに必要な時間を見積もります。いくつかのトピックを会議に詰め込むことは避けてください。そうすると、会議の効果が低下する可能性があります。

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ワードプロセッシングプログラムを使用して会議の議題を作成します。議題には、各トピックの見出し、タスクの概要、詳細、時間の割り当て、および各トピックの見出しを含める必要があります。関係するトピックと部門の複雑さに応じて、議題トピックを作成する責任を各タスクの責任者に任せることを検討してください。各部門のトピックの詳細と概要を会議の議題にまとめます。

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会議の前に、会議に出席するすべての人に会議の議題のコピーを提供します。各出席者が会議の準備をするのに十分な時間を確保してください。

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時間通りに会議を開き、トピックに関する議論を続けます。割り当てられた時間内にすべての議題トピックに対処しようとします。

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議事録をとっている人に、話し合ったトピックと会議の結果を記録するように指示し、会議中に対処または解決されなかったトピックをメモします。

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会議に出席できなかった人に会議議事録のコピーを提供します。手順1で概説したように、前の会議の議事録を使用して、次の週の会議の議題を作成します。