ビジネスコミュニケーションにおける電子メールの使用

ビジネスを行う上で、電子メールはコミュニケーションの王様ですが、それはすべての形式およびすべての状況で適切であるという意味ではありません。洗練された、よく書かれた電子メールはあなたの働き方について多くを語っていますが、不十分に書かれた不明瞭な電子メールは混乱や問題を引き起こし、時間と生産性の損失につながる可能性があります。さらに悪いことに、それはあなたの評判を傷つける可能性があります。

メールは適切ですか?

ビジネス環境で電子メールを効果的に使用することの一部には、電子メールを送信するのが適切な場合とそうでない場合を知ることが含まれます。執筆を始める前に、長期的には対面での話し合いや電話の方が簡単かどうかを検討してください。メッセージが長くて複雑な場合、伝達される情報が機密である場合、または電子メールのトーンが簡単に誤解される可能性がある場合は、これらのオプションのいずれかを選択することをお勧めします。

効果的な件名

電子メールの件名は使い捨てのように感じますが、それは何でもありません。件名は、特に会議の日付や締め切りを参照している場合は、具体的にする必要があります。「FYI」や「Question」などの1語の件名は、必要なものや必要なタイミングを伝えません。できるだけ具体的にしてください。1日に受信するメールの数を考えてみてください。

受信者があなたの件名を見て、それが早急な対応が必要な電子メールであることを理解していることを確認する必要があります。

簡潔かつ要点を説明する

電子メールの受信者に伝えるメッセージが非常に長い場合は、電話を検討してください。それ以外の場合は、要点を維持します。それはあなたの文章を短くそして理解しやすいものにすることを含みます。

注:簡潔にしたいからといって、「理由」を表す「bc」や「あなた」を表す「U」など、一般的な省略形を使用する必要があるわけではありません。専門家になり、すべての単語を適切に綴ります。

適切なトーンを打つ

電子メールのトーンを誤解するのは非常に簡単です。誰かが少し失礼なことを暗示していると思ったときのことを考えてみてください。しかし、実際には何の意味もありませんでした。ビジネスコミュニケーションでは、たとえあなたがその人と個人的な関係を持っていたとしても、正式なままでいてください。礼儀正しく、適切な句読点を使用し、多くの場合、絵文字をスキップするという側面の誤り。

メールを受け取った後にイライラしたり怒ったりした場合は、返信する前に少し時間がかかります。ネガティブな反応をしていると、そのトーンに出くわす可能性があります。それは、将来的に問題を引き起こす可能性があります。専門外の方法で叫んでいるかのように出くわすので、ビジネスコミュニケーションですべて大文字を使用しないでください。

受信者として

ビジネスコミュニケーションとしての電子メールの適切な使用は、送信者だけに追いやられるわけではありません。あなたのビジネスメールをチェックするとき、効果的にコミュニケーションするためにあなたの役割を果たしてください。送信者をぶら下げたままにしないでください。電子メールへの長い返信を書き出すことができない場合でも、少なくとも、受信したことを送信者に知らせ、すぐに返信する予定であることを知らせるメモを書き留めてください。