成功する契約管理プロセス

契約管理には、会社の要件の確認、サプライヤーの検索、対応する製品とサービスの購入、および納品の確認のすべての側面が含まれます。契約を正常に管理できるようにするためには、いくつかのプロセスが不可欠です。これらの重要なプロセスにより、サプライヤが提供するアイテムが、契約を交渉して発注する前に特定したニーズを満たすことが保証されます。

ニーズの特定

あなたの会社には従業員が特定した特定のニーズがあるため、契約を発行します。契約管理を成功させるための重要なプロセスは、何が必要で、何をサプライヤーが提供しなければならないかを正確に明確にすることです。契約管理のこの段階での正確さにより、必要な資材の配達を受けたときに正常に完了する可能性が高くなります。

仕様書の作成

会社が何を必要としているかを明確に理解したら、それを潜在的なサプライヤーが理解できる形式にし、必要な納期、適用される基準、支払い条件、および会社が通常使用するその他の条件を追加する必要があります。仕様プロセスにより、サプライヤがいつ契約を完了したかを確認できるドキュメントが作成されます。

サプライヤーの特定

仕様は、サプライヤーに何を提供してほしいかを伝えます。競争入札プロセスには、少なくとも3つのサプライヤーが必要です。大規模なプロジェクトの場合は、仕様の概要を送信し、企業に入札に関心があるかどうかを示すように依頼して、サプライヤーを事前に認定することをお勧めします。このプロセスにより、少なくとも3つの入札を確実に受け取ることができます。

注文する

ご注文の前に、入札を評価し、仕様を満たしながら最低価格のものを選択する必要があります。価格設定や入札者の回答が明確でない場合、これには説明の交渉が含まれることがあります。落札価格を選択すると、仕様に基づいて発注書を発行できます。

コンプライアンス

契約の実行段階は、契約管理を成功させるために重要です。主なプロセスは、サプライヤーが契約と仕様に従って進行することを保証することです。進捗状況を確認するためにサプライヤーおよびサプライヤー施設を訪問する必要がある場合があります。または、提出された文書に基づいてコンプライアンスを判断できる場合があります。重要なのは、サプライヤが契約を実行している間はコンプライアンスを確保し、納品が確認されるのを待たないことです。

支払い

契約では、作業の進行中に部分的な支払いが必要になる場合や、納品後に支払いを指定する場合があります。いずれの場合も、通常、一部の支払いは契約作業の終了後に支払われる必要があります。最終的な支払いを承認する前に、サプライヤが仕様に従ってすべての作業を完了し、すべての要件を満たしていることを確認する必要があります。

レビュー

企業は通常、資料を要求した従業員とそれを使用している従業員との契約レビューを実行します。このレビューでは、契約管理について何が成功し、どこで改善できるかについての情報を得ることができます。重大な問題には、追加のアクションが必要になる場合があります。