ビジネスメールのエチケットルール

電子メールを使用してビジネスのコミュニケーションをとることは、便利で経済的かつ迅速です。電子メールには、あなたの主張を適切に伝えるために必要なボディランゲージと声の抑揚が欠けているため、従う必要のあるビジネス電子メールのエチケットルールがいくつかあります。適切な電子メール手順がないと、あなたの主張は誤解され、修正するために個人的なコミュニケーションを必要とする問題を引き起こす可能性があります。

専門用語を使用する

Microsoft Midsize Business Centerによると、電子メールを送信するときは俗語や地域の口語表現を避けるのが最善です。誤解されないわかりやすいビジネス言語を使用する必要があります。読者が誤解を招くことなくあなたの意味を理解できるように、直接的な言葉の簡潔な文章を使用してください。

構造

標準のビジネスレターで使用するのと同じ文法構造と文構造を使用します。大声で笑うために「LOL」などの「インターネットスピーチ」を使用することは避け、ポイントを強調するためにすべて大文字を使用しないでください。すべて大文字を使用することは、叫ぶことと同等であり、失礼と見なされます。

簡潔にする

電子メールは、配信の確認や会議の設定などの簡単なメッセージを伝えるために使用する必要があります。ビジネス用メールは簡潔で、2つまたは3つの簡潔な文で構成する必要があります。トピックについて話し合う詳細がある場合は、直接または電話でトピックについて話し合うことを示します。

件名

電子メールの非常に簡単な説明をほんの数語で示す件名を使用し、受信者が電子メールの送信者を認識できるように、件名に名前を含めます。件名に自分の名前を含めない場合、受信者はそれがマーケティング作品であると考えて電子メールを削除する可能性があります。

添付ファイルの使用

添付ファイルは、多くの場合、会社のサーバー上の電子メールフィルターによってスクリーニングされます。ただし、ビジネス用の電子メールに添付ファイルを追加する必要があると思われる場合は、電子メールの最後に添付ファイルがあることを必ず明記してから、簡単な説明を入力してください。

HTMLコンテンツ

多くの電子メールニュースレターは、HTMLコンテンツを使用して電子メールの形式を作成し、グラフィックを含めます。クライアントまたは仕事仲間に送信するビジネスメールの場合、HTMLコンテンツの使用は避けてください。一部の電子メールプログラムはHTMLコンテンツをブロックし、その結果、電子メールが読みにくくなる可能性があります。