セミナーの手配方法

セミナーでは、ビジネスを売り込んだり、捕らえられた聴衆に情報を提供したりすることができます。セミナーの手配方法は、セミナーの種類と場所によって異なります。セミナーの中には、他のセミナーよりもフォーマルであるか、教室の設定のように見えるものもあれば、食事や家で開催されるものもあります。セミナーの種類にかかわらず、セミナーの手配にはいくつかの基本的なルールが適用されます。

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日付、時刻、およびサイトをスケジュールします。カレンダーを見て、講演者とゲストにとって都合の良い日付と場所を選びます。参加予定者が休日、夏休みシーズン、忙しい買い物時間など、他の約束をする可能性のある期間は避けてください。

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公式と非公式の会場設定から選択してください。自宅やオフィスの会議室を調べます。利用可能な座席、照明、プレゼンテーションエリアをご覧ください。視聴覚プレゼンテーションを提示するのに十分なスペースがあるかどうかを判断し、招待されたゲストの数を保持します。

そうでない場合は、いくつかの会場に連絡し、価格、座席、駐車場のオプション、視聴覚プレゼンテーションのセットアップ、レンタル手順について質問してください。条件に一致する場所にアクセスしてください。選択した会場と契約を結びます。

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あなたが所有するメールアドレスを持つクライアントに招待メールを送信します。過去および将来のクライアントにポストカードの招待状を送信します。従業員休憩室にチラシを掲示してください。会員組織のニュースレターに通知を入れてください。招待状に出欠確認の日付を含めます。受け取ったRSVP応答を確認してください。

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トピックの概要を作成します。セミナー中にカバーする重要なポイントに焦点を当てます。トピックを説明するために例を書いてください。コンピュータを介して提示して大画面に投影したり、ホワイトボードやチョークボードのプレゼンテーションを準備したりできるドキュメントファイルでセミナー資料を準備します。名刺を添付して資料の配布資料を配布します。

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前日に会場に連絡して確認してください。到着前に座席の設置をリクエストしてください。応答したすべての人にイベントの電子メールリマインダーを送信します。鏡の前で大声でスピーチを練習し、磨き上げられたように見せます。

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プレゼンテーションの少なくとも1時間前に到着して、すべての準備が整っていることを確認します。会場がこのサービスを提供しない限り、ボトル入り飲料水、ソーダ、コーヒーなどの飲み物を、クッキーやナプキン付きの野菜の盛り合わせなどの軽食と一緒にバックテーブルに配置します。ドアのすぐ外にある、ゲスト用の名札が用意されているテーブルにサインインシートを置きます。関連する資料もテーブルに置きます。

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すぐにプレゼンテーションを開始します。聴衆に質問することにより、聴衆の参加を促します。あなたのセミナーの管理を維持し、あなたが準備した資料に焦点を合わせ続けるためにあなたの書かれたフォーマットに従ってください。