美しい組織図を作成する方法

読みやすさなどの実用的な理由から、大規模な組織は通常、組織図を責任のある機能領域、指揮系統、および主要な役職に限定しています。しかし、中小企業は、各従業員を名前でリストし、それでも組織図を1枚の紙に快適に収めることができる場合があります。合理化された組織階層とは対照的に、すべての従業員を一覧表示する場合、クリーンで読みやすいコピーを作成するのは難しい場合があります。この問題に対処するには、標準の書式設定規則に従い、レイアウトを慎重に計画して、美しい組織図を作成します。

1

チャートの作成に使用するコンピュータープログラムを選択します。多くのプログラムには、組織図用の既製のテンプレートがあります。テンプレートを使用して、プロ並みのドキュメントを簡単に作成できます。特別なプログラムは必要ありません。組織図は、Microsoft Word、PowerPoint、Visioなどの標準ソフトウェアを使用して作成できます。

2

組織階層を確認し、レポート関係を可能な限り合理化します。チェーンのどこまで名前でリストするかを決定します。小規模な組織では、各人を名前で識別する場合があります。これによりチャートが乱雑に見えるようになった場合は、名前でキーパーソンだけを追加し、部門名または機能領域で担当するグループを追加することを検討してください。

3

グラフの各項目に長方形のボックスを作成します。各長方形を同じサイズとスタイルに保ち、グラフの一貫性と整理された外観を実現するか、より高いレベルの機能または位置に大きな長方形を使用して階層を視覚的に示します。形状とサイズを混在させないでください。そうしないと、グラフが乱雑で混乱して表示されます。

4

グラフの各ボックスに含める情報を決定します。たとえば、正式な役職、従業員名、職務または責任、役職番号、内線電話などの連絡先情報をリストすることができます。または、情報によってボックスが混雑しすぎているように見える場合は、別のグラフを作成します。

5

各報告関係を表す一貫した方法を選択してください。直属の部下の場合は破線を、間接の場合は点線を選択してください。各ボックス間の水平線でピアツーピアの関係を強調表示します。各ボックス間の複数の線、および対角線や波線は避けてください。線が多すぎるページは、グラフを要約するか、特定の部門または内部関係に対して個別のグラフを作成する必要があることを示しています。

6

チャートを適切にフォーマットします。読みやすいサイズのプレーンなビジネスフォントを使用します。色、陰影、ハイライトを使いすぎないでください。白黒のグラフの方が見やすくなっています。偏った不均一なチャートは避けてください。代わりに、バランスが取れて紙の中央に配置されるようにボックスをフォーマットします。