誰かがフォームW-4に婚姻状況を記載することを拒否した場合、給与管理者は何ができますか?

中小企業の給与管理者としてのあなたの義務は、すべての従業員が正確かつ時間通りに支払われるように部門を管理することです。給与処理には、W-4フォームの情報に基づいて従業員の賃金から連邦所得税を源泉徴収することが含まれます。従業員がフォームに提出ステータスを含めない場合は、内国歳入庁の要件に従って源泉徴収する必要があります。

IRS基準

従業員が雇用された場合、給与処理の期限までに記入して返送するためのW-4フォームを従業員に渡すことになっています。フォームの重要性を従業員に説明して、フォームを正確かつ時間どおりに返送することの緊急性を理解できるようにします。ボックス3に結婚または申告のステータス、ボックス5に手当の数など、W-4に関する適切な情報を記載することを拒否した場合は、手当がゼロの単一ステータスの最高税率で連邦所得税を源泉徴収する必要があります。 。彼がフォームをまったく提出しなかった場合、あなたはゼロの手当で単一のステータスで源泉徴収しなければなりません。

フォームの完成

従業員がW-4に手当の数を入れたが、申告ステータスを除外した場合は、手当だけでは源泉徴収を決定するのに十分ではないため、申告ステータスを記入するように依頼してください。彼女が拒否した場合は、手当がゼロの単一の出願ステータスで源泉徴収します。フォームの内容に応じて源泉徴収するために、彼女はW-4を適切に記入する必要があります。

また、彼女が主張している手当が少なすぎるか多すぎるように見えるが、フォームが完全に記入されている場合は、フォームの内容に基づいて差し控えてください。IRSが源泉徴収の正確性を確認し、手当を修正された金額に変更するためのロックインレターを送信する可能性があることを彼女に説明します。これが発生した場合は、ロックインレターを尊重する必要があります。

ファイリングステータスの重要性

申告状況は従業員の源泉徴収額を決定するのに役立つため、その情報がないと彼の実際の源泉徴収額を知ることは困難です。彼が独身の場合、彼はW-4の「独身」ボックスをチェックするかもしれません。結婚している場合は、「既婚」ボックスをオンにすると十分な源泉徴収が得られるかどうかを判断する必要があります。これは、結婚歴があると、独身者よりも低い税率になるためです。「既婚」オプションによって源泉徴収が不十分になる場合は、「既婚だがより高い単一税率で源泉徴収する」チェックボックスをオンにして、より多くの源泉徴収を行うことができます。

従業員リソース

従業員がW-4を完了するのに助けが必要な場合は、IRSオンライン源泉徴収計算機を紹介してください。計算機は彼女にフォームに記入する方法を教えてくれるので、彼女は連邦所得税の過払いや過少支払いを避けるために正しい申告ステータスと手当を請求します。