コピー機から機密情報を削除する方法

ドキュメントをコピーするときは、機密情報が悪意のある人の手に渡らないように、単に紙を取り除くだけでは不十分です。最新のデジタルコピー機には、コンピューターのようなハードドライブが含まれているため、スキャンしたすべてのドキュメントの画像を保存できます。これらの画像には、多くの場合、社会保障番号、クレジットカードのアカウント、医療記録が含まれているため、なりすまし犯罪の主な標的になっています。情報が危険にさらされる前に、いくつかの簡単な手順を実行して情報を削除します。

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暗号化ソフトウェアまたはCyber​​Scrub、INFOSweep、Sharp Data Security Kitなどのディスク上書きソフトウェアをコピー機にインストールします（「参考文献」のリンク）。このようなセキュリティソフトウェアは、新しいコピー機にプリインストールされている場合もあれば、個別に購入することもできます。暗号化ソフトウェアは、コピーされたすべての画像ファイルをエンコードしますが、ディスクを上書きすると、既存のデータにランダムな文字がコピーされるため、元のファイルを再構築することは非常に困難です。

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セキュリティソフトウェアを使用して定期的なディスクの上書きを実行し、コピー機のハードドライブから機密データを削除します。ディスクの上書き方法は、購入したセキュリティプログラムによって異なります。

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ハードドライブを修理に出す前、またはハードドライブをコピー機のベンダーに返送して廃棄する前に、別のディスクの上書きを実行してください。

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ベンダーがコピー機を施設から取り外す前に、ハードドライブのモデル番号とシリアル番号を記載した署名付きの「破壊証明書」を要求してください。このような証明書は、ハードドライブとそれに含まれる情報が破壊されることを保証するものです。ハードドライブの番号を破壊証明書に記載されている番号と比較できるように、ハードドライブが取り外されたら確認するように依頼することもできます。