ファックスエチケット

ビジネスコミュニケーションのエチケットルールは引き続き適用されますが、ファックスでのビジネス資料の送信は大部分がコンピューター化されています。これは、専門的なプレゼンテーションを確実にし、FAXが目的の受信者に届き、機密情報が非公開にされるようにするためです。ファックスのエチケットは、ファックスプロセスを合理化するのに役立つ内部ルールとガイドラインの確立にも役立ちます。

発信FAX識別子

ファックスを電子的に送信する場合でも、ファックス機で送信する場合でも、各ファックスには常に識別情報を添付する必要があります。これには、会社名とロゴ、連絡先情報、およびファックスを送信する個人の名前を含める必要があります。また、FAX送信の日付、添付ファイルの性質とサイズ、およびFAXの理由を示すメモも含めてください。

スパムなし

ファックス機を使用してスパムや一方的な広告を送信しないでください。顧客を苛立たせるだけです。ファックスを要求された情報と時折のニュース更新に制限し、要求されていないファックスを短くしてください-最大で1ページか2ページ。同様に、スパムが送信されないようにファックス番号を保護してください。これにより、マシンが拘束され、紙やインクが無駄になる可能性があります。必要に応じてFAX番号を提供するだけで、従業員による個人的なFAXは使用しないでください。

機密情報を保護する

他の人がFAXを送信しているときにホバーしないでください。トレイに新しいFAXが表示されたら、それを取り外し、裏返し、受信者の受信トレイに入れるか、個人的に配信してください。これにより、個人情報の機密を保持できます。必要に応じてファックス機の使用を優先して、即時の送受信のニーズが最初にカバーされるようにします。

ファックスを規制する

可能であれば、FAXのニーズに優先順位を付け、ドキュメントが目的の場所に確実に届くようにすることができる管理アシスタントに、着信および発信FAXを委託します。これにより、スタッフがファックスを待つ必要がなくなり、定期的にマシンまたはジョッキーの位置を確認できます。このタスクを1人で担当することで、運用を合理化し、FAXをより効率的にすることができます。

ファックスしないとき

ファックスは、表紙の名前に属するものよりも多くの目で見られる可能性があることを忘れないでください。人事記録や会社の財務データなど、悪意のある人に損害を与える可能性のある個人情報をファックスしないでください。このタイプのデータについては、翌日配達またはカタツムリメールを検討してください。