契約管理の基本

事業主は、ベンダー、顧客、および従業員と締結する契約の管理に関して、果たすべき重要な機能を持っています。契約管理の分野では、マネージャーが条件の交渉、契約の作成、コンプライアンスの確保、結果の報告を支援するためのヒントとツールの概要を提供することを目指しています。契約管理プロセスには9つのステップがあります。

治療への招待

契約管理プロセスは、企業が「治療への招待」を発行したときに始まります。この法的用語は、単に企業が製品やサービスのオファーを喜んで受け取ること、新しい従業員を雇おうとしていること、またはベンダーと契約を結びたいことを意味します。言い換えれば、企業は特定の理由で契約を結ぶ準備ができています。

契約の作成

治療への招待が明らかになると、企業は潜在的な契約の入札を受け入れることができます。たとえば、従業員が募集職種に応募したり、ベンダーがビジネスにサービスを提供するための入札を提出したりする場合があります。これで、ビジネスは、取り決めに適した条件に基づいて契約書の作成を開始できます。これらの用語は法律によって定められている場合があり、状況に固有の場合もあります。たとえば、法律では従業員に最低賃金を支払うことが義務付けられており、これを契約に反映させる必要があります。契約は口頭で行うこともできますが、ほとんどの企業は、口頭での合意で発生する可能性のある法的な落とし穴を回避するために、書面または書面による契約を締結します。あなたのビジネスは、法的な言葉が合法で正確であることを保証するために、契約を作成する際に弁護士の助言を求めることを検討するかもしれません。

ネゴシエーション

多くの場合、交渉は契約の作成と同時に行われます。合意の両側は、契約条件について話し合い、相互に合意できる一連の約束と義務を決定します。契約法は、契約の当事者間に交渉があることを要求しています。これは、それぞれの側が相手の利益のために何かを与えるか交換しなければならないことを意味します。たとえば、顧客に製品を販売すると、顧客はそのアイテムの利益を享受し、あなたは収益の利益を享受します。

受け入れ

契約管理プロセスの受け入れ段階は、一方または両方の当事者が契約に概説されている条件に満足していない可能性があるため、多くの場合、最も苛立たしいものです。製品やサービスを販売している場合、顧客が製品を購入するかどうかにかかわらず、この種の問題が発生しない可能性があります。ただし、ベンダーや雇用従業員と取引している場合は、契約が受け入れられる前に交渉段階に戻らなければならない場合があります。

実行

契約を受け入れる当事者は通常、受け入れを示すために何かをします。これは実行と呼ばれます。書面による契約では、多くの場合証人の前で、両当事者が契約に署名するときに執行が行われます。口頭契約では、執行は通常、一方の当事者が他方の製品またはサービスと引き換えにお金を与えるときに発生します。サービスベースの契約では、実行には、契約に概説されている義務または義務の実行も含まれます。たとえば、あなたが誰かを雇ってあなたのオフィスをペイントする場合、彼は契約に含まれる条件と制限の範囲内でそうしなければなりません。

コンプライアンスの確保

契約管理者または事業主は、契約のすべての条件が両当事者によって満たされていることを確認することに関心を持っている必要があります。一方の当事者が交渉の彼女の側に従わなかった場合、他方の当事者は契約違反を訴えることができ、これは費用がかかる可能性があります。プロセスのこのステップは、おそらく最も重要な点です。

契約の修正

契約の一方または両方の当事者が、契約条件を変更する必要があると見なす場合があります。あなたが雇った画家は仕事を完了するのに数日余分に必要かもしれません、あるいはあなたはあなたの従業員に昇給を与えることに決めるかもしれません。このような場合、通常、新しい契約が発行されます。

監査と報告

ほとんどの企業は、四半期ごと、半年ごと、または年ごとの監査を行っています。これらの監査は、その期間のすべての契約が適切に完了し、すべての未払いの債務が処理されていることを確認する機会をビジネスに提供します。取締役会、投資家、またはその他の主要な利害関係者も、完了した継続的な契約上のコミットメントのレポートを必要とする場合があります。監査プロセスでは、ドキュメントを収集して、どのようにお金を使い、リソースを割り当てたかを証明する機会が与えられます。

契約の更新

特定のベンダーを使い続けたい場合は、定期的に契約を確認して更新する必要があります。報酬、契約条件について全員が同じページにいることを確認するために、契約プロセスを繰り返す必要がある場合があります。