企業調達カードを管理および監査する方法

一般に認められている会計原則第1号は、中小企業の所有者が個人資金と企業資金を混合することを禁じています。企業調達カード（中小企業にとってはビジネスクレジットカードであることが多い）は、ビジネスがGAAPガイドラインに準拠していることを確認する以上のメリットを提供するソリューションです。厳格なクレジットカード管理ポリシーと定期的およびランダムな監査の両方が、調達またはクレジットカードの発行が賢明なビジネス上の決定であり続けることを保証するために不可欠です。

予防管理を実施する

従業員がクレジットカードを使用して購入できるものとできないものを企業が管理すればするほど、企業はクレジットカード取引をより適切に管理できるようになります。従業員が個人的な使用のために名刺を使用しようとするのを思いとどまらせるコントロールを確立することから始めます。クレジットカード会社と協力して、酒屋、衣料品店、映画館などの特定の企業でのキャッシング取引や購入を禁止します。従業員が役割と職務に応じて通常費やす可能性のある合理的な予想に基づいて、各カードに1か月の支出制限を設定します。新規または既存の従業員に会社のクレジットカードを発行する前に、雇用前の犯罪歴チェックを参照するか、バックグラウンドチェックの実施を検討してください。

従業員を教育する

書面によるクレジットカードポリシーを介して明確な期待を設定し、クレジットカードを発行する前に従業員に正式なトレーニングを提供するとともに、毎年の再教育トレーニングを提供します。クレジットカードポリシーでは、会社のクレジットカードを受け取る資格のある人を特定し、カードの使用に関連する責任を定義し、クレジットカードの誤用に関するビジネスポリシーの概要を説明する必要があります。適格性ガイドラインでは、たとえば、カードを所有している従業員が、パフォーマンス関連の理由で是正措置プログラムに参加した場合、カードを提出する必要があると規定できます。責任には、購入承認が含まれ、クレジットカードの領収書の提出プロセスの概要が示されます。各従業員にポリシーのコピーを提供し、初期トレーニングまたは再教育トレーニングが完了した後、各従業員にカードへの署名を要求します。

毎月のアカウントレビュー

受領後すぐに毎月のクレジットカード明細書を照合することにより、毎月のクレジットカード使用状況監査を実施します。各カードの残高を確認し、従業員が提出した領収書をクレジットカードの明細書に記載されている領収書と比較します。特に日付と時刻、購入した1つまたは複数のアイテム、および購入が承認されたかどうかに焦点を当てます。個々のアカウントを調整した後、支出の傾向、販売者に応じた支出額、およびクレジットカード詐欺の試みを示す可能性のある危険信号を特定する月次レポートを生成します。

調査監査

調査監査を実施することにより、毎月のアカウント監査で発見された異常な、高額の、または不正な取引を調査します。場合によっては、これは従業員が取引のより詳細な説明または事業購入の背後にある理由を提供することだけを要求するかもしれません。従業員がクレジットカードポリシーに違反している疑いがある場合など、その他の場合には、より詳細な監査が必要になる場合があります。詳細な監査または不正調査は、誰がトランザクションを要求または承認したかを判断し、アイテムの現在の場所などの情報を収集することから始まります。これに続いて、カード所有者の従業員、部門の監督者、および可能であればベンダーまたは加盟店にインタビューして、購入の詳細を入手します。