ビジネス電子メール通信の課題

今日のビジネスマネジャーは、従業員、顧客、その他の利害関係者と定期的に電子メールで連絡を取り合っています。電子メール通信は高速で、PC、電話、またはその他のモバイルデバイスから簡単に送信できますが、マネージャーは、大小の企業で中規模の課題について電子メールを非難します。

効果

電子メールメッセージを送信することは、郵便サービスを介して封印された封筒を送信することとは異なります。紙のコミュニケーションは、メッセージが意図されていない誰かによって読まれる可能性がはるかに低くなります。これは、受信者が選択した人に転送できる電子メールには当てはまりません。ビジネスパーソンにとっての課題は、送信しようとしている電子メールメッセージの内容と、情報が間違った受信トレイに入れられることによる意図しない結果について明確に考えることです。

時間枠

電子メールメッセージが「システム」で詰まり、送信されてから数時間または数日も配信されない場合があります。あなたはほぼ瞬時の配達を期待していますが、それは常にそうであるとは限りません。正確な日付と時刻のスタンプにより、この問題の一部を軽減できます。ただし、メールサーバーがどのタイムゾーンにあるか、および送信メカニズムがどの程度ばかげているかを考慮することも重要です。

考慮事項

電子メールは、より速く、より的確なものにすることでコミュニケーションを強化するように設計されました。しかし、会社のプリンターで電子メールメッセージを印刷すると、この目的は無効になります。あまりにも多くの従業員が送受信するすべての電子メールメッセージの紙のファイルを保持することを主張する場合、「ペーパーレス」オフィスは遠い道のりです。

警告

電子メールは怠惰になるのを簡単にしました。電子メールを使用することで得られる明らかな効率性はありますが、営業チームが電子メールを松葉杖として使用していないことを確認してください。販売を終了したり、見込み客に説得力のある売り込みをしたりするための温かい対面の会議に勝るものはありません。

エキスパートインサイト

営業担当者が個人的に顧客の前に立つ必要があるのと同様に、マネージャーも従業員と個人的に連絡を取る必要があると、ニューヨークを拠点とする成長企業のコンサルタントであるNext LevelConsultingのShawnSmith氏は述べています。マネージャーが閉鎖されたオフィスに座って、従業員と1対1で話さずに電子メールを送信するのは簡単すぎます。最も簡潔な電子メール通信でさえ、一部の従業員による説明が必要になります。