RFPを開発するためのガイドライン

提案依頼書は、ベンダーとサプライヤーが提案を提出し、次のプロジェクトに入札するために必要な情報を提供します。RFPを作成するときは、詳細が重要です。詳細が多いほど、1つ以上のRFPがニーズを満たす可能性が高くなります。RFPの作成を開始する前に、必要なすべての情報の概要を準備してください。

いくつかの背景情報

歴史、製品またはサービス、統計、長所、短所、人口統計など、会社の背景情報を提供します。目的の声明は、あなたの会社が必要とする製品またはサービスの種類とその理由を説明しています。プロジェクトの目標に関する情報をフォローし、これらの目標が会社の特定のニーズにどのように対応するかを説明します。グループの規模や特別な特性など、プロジェクトから利益を得る利害関係者に関するセクションは、プロポーザル作成者がプロジェクトが会社の業務にどのように適合するかを理解するのに役立ちます。

あなたが欲しいもの

プロポーザルに含める必要のある成果物を指定します。20台の新しいワークステーションなどの有形の成果物を含めることは重要ですが、無形のものを忘れないでください。成果物には、新しい製品またはサービスが会社にどのように役立つかについての期待も含まれます。たとえば、会社がカスタムソフトウェアを提供する会社を選択している場合、ある成果物には、ソフトウェアが古いシステムからのデータのシームレスな移行を可能にする必要があると記載されている場合があります。特定の成果物がなく、問題やニーズを解決するためのアイデアを探している場合は、このセクションを使用して、ベンダーに独自のソリューションを提供するよう依頼してください。

プロジェクト要件

ベンダーは、正確な提案を提供するために、可能な限り多くの情報を必要としています。プロジェクトの開始と終了がいつになるか、予算の規模、請求の詳細、インセンティブまたはペナルティを知らせます。また、プロジェクトの各フェーズの完了の目標日を含め、パフォーマンス基準を設定し、ベンダーの進捗状況を監視する方法を説明することもできます。特別な要件がある場合はベンダーに通知してください。ベンダーに、会社や代理店と同じタイプの雇用慣行に従うように要求したり、特定の専門的なライセンスを保持するように要求したりする場合があります。

あなたは勝者です

フォーマットセクションで提案を提出するためにベンダーが何をする必要があるかを説明します。特定のフォーマットまたはフォントでの提案が必要な場合のスタイルガイドと同様に、必要なセクションの概要が役立ちます。提案の提出先と提案の期限に関する情報を提供します。提案の一部として、会社の歴史、校長、参考資料、同様のプロジェクトの経験、プロジェクトに取り組むチームの情報など、背景の詳細​​を提供するように会社に依頼することができます。評価基準セクションを作成して、受賞した提案をどのように選択するか、および選択されたかどうかがいつ通知されるかをベンダーに知らせます。